Question Formation

Différents justificatifs permettent d’attester de la réalisation d’une formation à distance.

La réalisation d’une action de formation peut être justifiée par le dispensateur « par tout élément probant ». Les justificatifs seront donc de nature différente selon les modalités de réalisation de la formation (en présentiel, à distance, mixte, en situation de travail) et, pour les formations en tout ou partie à distance, selon qu’elles se réalisent en synchrone (classe virtuelle) ou de manière asynchrone (à l’aide d’une plateforme LMS par exemple).

S’agissant des formations à distance, tous les éléments d’information et les données attestant de la participation du stagiaire peuvent donc être fournis comme justificatifs, y compris ceux issus des outils numériques mobilisés dans le cadre de la formation (émargements électroniques, enregistrements, extractions de LMS…) ainsi que les travaux réalisés, les évaluations, bilans, comptes-rendus ou livrets de suivi pédagogique.

Plus d'informations sur le Guide « Formations multimodales – Attester la réalisation de l’action de formation » et le modèle de certificat de réalisation pour les formations multimodales mis à disposition par le Forum des acteurs de la formation digitale (FFFOD/AINOA).

Si un prestataire ne peut pas justifier de la réalisation d’une formation ou de la qualité de l’action, les financements associés ne sont pas dus.

En effet, seules les heures de formation qui ont été réalisées peuvent en principe être financées. En cas de non-réalisation totale ou partielle d’une action de formation, l’organisme prestataire doit rembourser à son cocontractant les sommes qui ne correspondent pas à des prestations réellement dispensées.

Les opérateurs de compétences (OPCO) procèdent au paiement des frais de formation après exécution des actions et transmission de pièces justificatives : factures relatives à la prestation, relevé des dépenses supportées par l’employeur, certificat de réalisation établi par le dispensateur de l’action (voir le modèle de certificat de réalisation diffusé par le ministère du Travail). Un contrôle de service fait est réalisé par ces opérateurs : en cas d'anomalie constatée dans l'exécution d'une action, l’OPCO peut demander à l'organisme prestataire ou à l'employeur tout document complémentaire nécessaire pour s'assurer de la réalité de l'action qu'il finance et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.

Un contrôle sur place peut aussi être diligenté par l’OPCO afin de s’assurer de la qualité des actions financées. Ce contrôle peut être réalisé en même temps qu’un contrôle de service fait. Ces contrôles peuvent être coordonnés ou mutualisés entre différents financeurs (OPCO, Associations Transitions Pro, Caisse des dépôts et consignations, État, Régions, France Travail, Agefiph). Ils peuvent être exercés, pour le compte d'un ou plusieurs de ces financeurs, par une structure qu'ils mandatent à cet effet.

Les résultats de ce contrôle sont notifiés à l’organisme qui peut faire valoir ses observations dans un délai déterminé par l’OPCO et qui ne peut être inférieur à 7 jours.

Si le prestataire de formation ou l'employeur ne fournit pas l'ensemble des pièces prévues ou demandées, l’OPCO ne prend pas en charge les dépenses liées aux actions concernées. Il en est de même si le prestataire de formation ou l’employeur s’oppose au contrôle de la qualité des actions.

De plus, l’OPCO signale :

• les manquements constatés, aux services chargés du contrôle de la formation professionnelle, 

• les incohérences entre le contenu de la formation et le référentiel de compétences du diplôme concerné, à la mission de contrôle pédagogique des formations par apprentissage, 

• les manquements qu’il constate dans l’exécution d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation, à l’Inspection du Travail.

À noter : Les contrats en alternance (contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation) conclus depuis le 1^er août 2024 font par ailleurs l’objet d’un contrôle renforcé des OPCO lors de leur dépôt auprès de ces organismes.

Oui, l’établissement d’un certificat de réalisation par le dispensateur de l’action est obligatoire dans le cadre du « contrôle de service fait » réalisé par les opérateurs de compétences (OPCO).

Les dispensateurs d’actions de formation, de bilan de compétences, d’actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience et d’actions de formation par apprentissage transmettent aux OPCO différents documents pour attester de la réalisation des actions financées par ces opérateurs. Parmi ces documents figure notamment un certificat de réalisation dont le modèle a été établi par le ministère du Travail.

Ce certificat précise :

• l’identité du bénéficiaire de l’action,

• la nature de l’action (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage),

• la date et la durée de celle-ci. Si la formation est réalisée en tout ou partie à distance, le dispensateur doit intégrer dans la durée de l’action le temps estimé pour réaliser les activités pédagogiques à distance : voir le modèle de certificat de réalisation pour les formations multimodales diffusé par le Forum des acteurs de la formation digitale (FFFOD / AINOA).

À noter : Dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet de transition professionnelle, un certificat de réalisation doit également être transmis mensuellement aux Associations Transitions Pro (AT Pro).

En plus des différents documents nécessaires au contrôle de service fait, l’OPCO peut demander au prestataire de formation ou à l’employeur, notamment en cas de plainte ou d’anomalie concernant l’exécution d’une action, tout document complémentaire afin de s’assurer de la réalisation de l’action qu’il finance et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.

Si le prestataire ou l’employeur ne fournissent pas les pièces demandées, l’OPCO ne prend pas en charge l’action.

L’OPCO signale en outre :

• les manquements constatés, aux services chargés du contrôle de la formation professionnelle,

• les incohérences entre le contenu de la formation et le référentiel de compétences du diplôme concerné, à la mission de contrôle pédagogique des formations par apprentissage, 

• les manquements qu’il constate dans l’exécution d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation, à l’Inspection du Travail.

À noter : Les contrats en alternance (contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation) conclus depuis le 1^er août 2024 font par ailleurs l’objet d’un contrôle renforcé des OPCO lors de leur dépôt auprès de ces organismes.