L’entretien de parcours professionnel doit être réalisé périodiquement et à certains moments clés de la carrière des salariés.

L’employeur doit informer le salarié lors de son embauche qu’il bénéficiera d’un entretien de parcours professionnel au cours de la première année de présence dans l’entreprise.

Tout salarié restant employé dans la même entreprise bénéficie ensuite d'un entretien de parcours professionnel tous les 4 ans.

À noter : un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, de branche peut prévoir une périodicité des entretiens de parcours professionnels différente, sans que celle-ci excède 4 ans.

Cet entretien de parcours professionnel, qui donne lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié, est réalisé par un supérieur hiérarchique ou un représentant de la direction de l’entreprise.

Il est proposé systématiquement au salarié qui reprend son activité à l'issue :

• d'un congé de maternité ou d’adoption,

• d'un congé parental d'éducation ou d’une période d'activité à temps partiel ayant le même objet,

• d'un congé de proche aidant, 

• d'un congé sabbatique,

• d'une période de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises d’au moins 300 salariés,

• d'un arrêt longue maladie,

• d'un mandat syndical

si le salarié n'a bénéficié d'aucun entretien de parcours professionnel au cours des 12 mois précédant sa reprise d’activité.

À noter : cet entretien peut avoir lieu, à l'initiative du salarié, à une date antérieure à la reprise de poste.

Des entretiens spécifiques doivent par ailleurs être organisés :

• dans les 2 mois qui suivent la visite médicale de mi-carrière, celle-ci devant être réalisée à une échéance déterminée par accord de branche ou, à défaut, durant l'année civile du 45ᵉ anniversaire du salarié ;

• dans les 2 ans qui précèdent le 60ᵉ anniversaire du salarié.

Enfin, tous les 8 ans, l'entretien de parcours professionnel fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Lorsqu'il s'agit du premier état des lieux après l'embauche, il peut être réalisé 7 ans après le premier entretien (organisé dans l’année suivant l’embauche). Cette durée s'apprécie par référence à l'ancienneté du salarié dans l'entreprise.